Gerador de Folha de Pagamento Mensal (PDF)

A folha de pagamento é o documento coletivo da empresa: uma linha por trabalhador, com a totalização de tudo o que foi pago e descontado no mês. O holerite (contracheque) é o comprovante individual entregue a cada empregado. A empresa é obrigada a preparar a folha (Lei 8.212/1991, art. 32, I) e a informar mensalmente ao empregado o que foi descontado (Decreto 3.048/1999, art. 225, VIII) — ou seja, precisa dos dois. Aqui você monta a folha; o holerite de cada pessoa sai no gerador de holerite.

O art. 225, § 9º, do Decreto 3.048/1999 é específico: a folha é elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento, obra ou tomador de serviços, com a correspondente totalização, e deve discriminar o nome dos segurados indicando cargo ou função, agrupar os segurados por categoria, destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade, separar as parcelas integrantes das não integrantes e os descontos legais, e indicar o número de quotas de salário-família de cada um. O gerador cobre esses seis pontos — a maioria dos modelos em planilha cobre só o primeiro.

Até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencido, quando o pagamento é mensal (CLT, art. 459, § 1º). A folha gerada aqui já traz essa data calculada para a competência escolhida, contando sábado como dia útil e excluindo domingos e feriados nacionais — que é a contagem usada na prática. Convenção coletiva pode antecipar o prazo, então confira a da sua categoria.

Porque o pagamento do salário é feito contra recibo assinado pelo empregado (CLT, art. 464) — e o comprovante de depósito em conta aberta em nome dele tem a mesma força. Se o pagamento é em dinheiro, a assinatura na própria folha é o que prova que ele recebeu. Além disso, o art. 225, I, do Decreto 3.048/1999 manda manter em cada estabelecimento uma via da folha e dos recibos.

É. Cada linha usa as tabelas vigentes de 2026 — INSS progressivo por faixas e IRRF com o desconto simplificado, a dedução por dependente e o redutor da isenção até R$ 5.000 — as mesmas do gerador de holerite e da calculadora de salário líquido. Os valores são arredondados a centavos em cada linha, e os totais somam as linhas já arredondadas, de modo que a folha fecha coluna a coluna.

Entra, em grupo separado. O art. 225, § 9º, II, manda agrupar os segurados por categoria: empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual. O autônomo que presta serviço à empresa tem 11% de INSS retidos na fonte, limitados ao teto, e não tem FGTS. Ao marcar a categoria "contribuinte individual", a linha vai para um bloco próprio na folha. O recibo dele é o RPA, não o holerite.

Depende do regime. O FGTS de 8% é devido em qualquer caso (Lei 8.036/1990, art. 15). A contribuição previdenciária patronal é de 20% mais RAT (1% a 3%) e terceiros para quem está fora do Simples; no Simples Nacional dos Anexos I, II, III e V ela já está no DAS; e o MEI com um empregado recolhe 3%. O resumo no fim da folha soma FGTS, patronal, líquido e retenções para mostrar quanto sai do caixa no mês.

Guarde por pelo menos cinco anos, prazo da prescrição dos créditos trabalhistas (Constituição, art. 7º, XXIX), e mantenha uma via em cada estabelecimento junto com os recibos de pagamento (Decreto 3.048/1999, art. 225, I). Em fiscalização e em reclamação trabalhista, a folha e o registro de ponto são os dois documentos que sustentam a defesa do empregador.